Le monde des affaires est en constante évolution. À l’époque du tout numérique, la dématérialisation est fortement encouragée depuis quelque temps avant de devenir une obligation. Les lois visent à simplifier et sécuriser les processus dans différents domaines. De nos jours, les entreprises doivent dématérialiser leurs documents professionnels comme les factures, les bulletins de paie, etc. Découvrez dans ce qui suit les avantages de ce concept.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
Commençons par découvrir ce que signifie réellement « dématérialisation des documents ». Tel qu’indiqué par son appellation, il s’agit de dématérialiser ou numériser les documents papiers. Ce processus incite alors les entreprises à transformer leurs supports matériels en format numérique. Si bon nombre d’entrepreneurs en doutent au début, la transformation entre actuellement dans les normes.
L’objectif consiste à rendre automatique la saisie des dossiers jusqu’à leur validation. La dématérialisation peut concerner aussi bien le processus des métiers, mais également l’archivage et la signature électronique des documents physiques. Il est indispensable de choisir la solution la plus adaptée à chaque entreprise. Entre autres, il y a le coffre fort électronique bulletin de paie de Silae. Ce type de matériel permet de conserver durablement les documents, tout en gardant la confidentialité des informations et assurant la sécurisation des données.
Pourquoi dématérialiser ses processus ?
La dématérialisation fait partie intégrante des processus de digitalisation au sein des entreprises. Elle permet de faciliter la gestion des documents et apporte ainsi une multitude d’avantages.
Le gain d’espace
Le principal avantage de la dématérialisation est la suppression des supports papier (bulletins de paie, factures…) et leur transformation en format numérique. De ce fait, il n’est plus besoin d’espace pour stocker les archives physiques, ce qui offre un gain de place notable.
L’économie d’argent
La suppression des supports papiers entraîne une économie sur les coûts de matériels (papier, encre). Nul besoin de dépenser de l’argent à l’impression ou encore à l’entretien des imprimantes. Vous économisez plus de temps et d’argent en minimisant le temps de traitement des bulletins et paie et des factures.
Les fonctionnalités
La dématérialisation permet aussi de créer, centraliser et partager les documents tout en assurant leur sécurité. Il est possible de gérer au mieux les utilisateurs en leur autorisant d’accéder aux dossiers. Entre autres, les salariés peuvent posséder un coffre-fort électronique qui accueille régulièrement leur bulletin de paie.
La légalité
Cette solution répond aux besoins et respecte parfaitement la loi en vigueur. Les factures et les bulletins de paie électroniques ont donc la même valeur légale que les versions en papier.
La sécurité
Les documents numérisés se retrouvent plus en sécurité que ceux en papier. Afin d’y parvenir, il est nécessaire d’utiliser des logiciels de sauvegarde ou des solutions d’hébergement externalisées. A ce titre, le coffre-fort électronique représente un atout important pour stocker, archiver, sauvegarder, classer et conserver les documents, même les données les plus sensibles. Sa conception respecte les normes exigées par le RGPD.
La productivité
Tel que suscité, la dématérialisation offre un gain de temps considérable, ce qui permet aux collaborateurs de s’orienter davantage aux tâches à grande valeur ajoutée et d’augmenter la productivité. Le temps de traitement sera optimisé, gage de satisfaction des salariés et des clients.